Chủ nhà xem xét gì ở người thuê nước ngoài và cách để được duyệt

Ibuki Yoshimine (株式会社affarah) · 2026-01-25

Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Anh. Bản gốc tiếng Anh

Tóm tắt: Chủ nhà và công ty bảo lãnh sẽ duyệt người thuê nước ngoài trông có vẻ ít rủi ro: thu nhập ổn định (thường khoảng 3 lần tiền thuê hằng tháng), giấy tờ đầy đủ, có công ty bảo lãnh, người liên lạc khẩn cấp liên lạc được và hồ sơ rõ ràng, nhất quán. Bị từ chối thường là do giấy tờ, thu nhập hoặc rủi ro về giao tiếp, chứ không chỉ vì quốc tịch.

Bị từ chối khi thuê nhà ở Nhật có thể khiến bạn khá bối rối.

Bạn đã đi xem nhà. Bạn thích căn đó.
Rồi bạn nghe: “Xin lỗi, hồ sơ không qua được xét duyệt.”

Phần lớn trường hợp, chuyện này không liên quan đến con người bạn. Mà là về rủi ro.
Chủ nhà và công ty bảo lãnh chỉ muốn biết một điều:

Tiền thuê có được trả đầy đủ không, và người thuê này có gây rắc rối gì không?

Bài viết này giải thích họ xem xét những gì, vì sao người nước ngoài đôi khi bị xét duyệt khắt khe hơn và cách tăng nhanh khả năng được duyệt.

Công ty bảo lãnh thường xét duyệt dựa trên các giấy tờ như thẻ cư trú, phiếu cư trú và giấy tờ chứng minh thu nhập, và có thể gọi điện xác minh như một phần của quy trình. [^1]

1) Suy nghĩ của chủ nhà: “ổn định, dễ đoán, dễ làm việc”

Chủ nhà Nhật thường không đi tìm “người thuê hoàn hảo”.
Họ muốn một người sẽ:

trả tiền đúng hạn
không biến mất
không gây phàn nàn
tuân thủ các quy định cơ bản của tòa nhà

Người thuê nước ngoài đôi khi khiến chủ nhà thấy không chắc chắn, không phải vì quốc tịch, mà vì chủ nhà lo ngại về:

khó khăn trong giao tiếp
chuyển đi sớm
khó liên lạc khi có sự cố khẩn cấp
độ tin cậy trong thanh toán

Vì vậy mục tiêu rất đơn giản:
xóa bỏ sự không chắc chắn.

Đó là lý do chất lượng hồ sơ thường quan trọng hơn tính cách của bạn.

2) 3 tín hiệu quan trọng nhất để được duyệt

Tín hiệu 1: Khả năng chi trả (thu nhập + sự ổn định)

Chủ nhà muốn biết tiền thuê sẽ không trở thành vấn đề.

Trên thực tế, các dịch vụ bảo lãnh thường khuyên nên chứng minh việc làm ổn định và thu nhập đủ dư dả. Một hướng dẫn dành cho người thuê nước ngoài gợi ý nên có thu nhập hằng tháng ít nhất khoảng 3 lần tiền thuê như một mức an toàn tương đối. [^1]

Điều đó không có nghĩa bạn phải giàu.
Mà nghĩa là bạn cần trông ổn định.

Cách để trông ổn định:

phiếu lương đều đặn
giấy xác nhận việc làm rõ ràng
giấy tờ chính xác, đầy đủ
không có khoảng trống bất thường hay thiếu thông tin

Tín hiệu 2: Thời gian lưu trú hợp pháp (thời hạn visa)

Chủ nhà lo người thuê biến mất giữa chừng hợp đồng.

Một số đơn vị cho thuê nói rõ về thời hạn visa. Điều kiện công khai của UR yêu cầu tư cách lưu trú còn ít nhất 1 năm (không chấp nhận visa ngắn hạn). [^2]

Ngay cả ngoài UR, thời hạn visa cũng thường được xem là một tín hiệu về sự ổn định.

Tín hiệu 3: Giao tiếp + tinh thần trách nhiệm

Đây là phần “mềm”, nhưng vẫn quan trọng.

Một hướng dẫn nhà ở cho người nước ngoài cho biết chủ nhà thường xem người thuê có giao tiếp được bằng tiếng Nhật không (hoặc thông qua một người nói được tiếng Nhật một cách đáng tin cậy). [^3]
Không phải là tiếng Nhật hoàn hảo. Mà là liệu các vấn đề có thể được giải quyết một cách bình tĩnh hay không.

Nếu tiếng Nhật của bạn chưa tốt, “giải pháp” của bạn là:

làm việc với công ty môi giới song ngữ
có người liên lạc khẩn cấp nói được tiếng Nhật
trả lời thật rõ ràng và nhanh chóng

3) Chủ nhà / công ty bảo lãnh cần những giấy tờ gì

Nhật Bản rất nặng về giấy tờ. Việc xét duyệt cũng vậy.

Hướng dẫn đăng ký của GTN liệt kê các giấy tờ thường cần cho người thuê nước ngoài, gồm:

hộ chiếu
thẻ cư trú
giấy tờ chứng minh thu nhập (ví dụ: 3 tháng gần nhất)
giấy xác nhận việc làm / thư mời làm việc
phiếu cư trú (juminhyo) [^4]

Trang hợp đồng thuê của một công ty cho thuê khác cũng liệt kê những giấy tờ cơ bản: thẻ cư trú/hộ chiếu, giấy xác nhận việc làm và giấy tờ chứng minh thu nhập (như bảng lương / sao kê ngân hàng / giấy chứng nhận thuế). [^5]

Điểm chung rất rõ:
danh tính + thu nhập + chứng minh nơi cư trú + khả năng liên lạc.

Bảng giấy tờ nhanh (hãy lưu lại)

Giấy tờ	Vì sao họ cần	Ví dụ thường gặp
Danh tính	bạn đúng là người bạn nói	thẻ cư trú, hộ chiếu [^4]
Chứng minh địa chỉ	bạn đã đăng ký cư trú và liên lạc được	juminhyo (住民票) [^4]
Chứng minh thu nhập	bạn có thể trả tiền đều đặn	phiếu lương, giấy tờ thuế [^4][^5]
Chứng minh việc làm	sự ổn định + thời hạn	giấy xác nhận việc làm / thư mời làm việc [^4][^5]
Người liên lạc khẩn cấp	phương án dự phòng trong trường hợp xấu nhất	người liên lạc ở Nhật [^6]

4) “Lớp công ty bảo lãnh” (nơi nhiều quyết định được đưa ra)

Hiện nay rất nhiều căn cho thuê dùng công ty bảo lãnh như một tiêu chuẩn.

Bảng phân tích của GTN liệt kê các chi phí công ty bảo lãnh thường gặp như:

phí ban đầu thường 50–100% tiền thuê
phí gia hạn hằng năm thường 10.000–20.000 yên
phí hành chính thường 5.000–10.000 yên [^1]

Không hề rẻ. Nhưng trong nhiều trường hợp, nó thay thế cho yêu cầu truyền thống về người bảo lãnh cá nhân.

Quan trọng: việc xét duyệt có thể bao gồm các cuộc gọi để xác nhận danh tính hoặc thông tin công việc.
Cũng hướng dẫn đó của GTN mô tả một quy trình có thể gồm kiểm tra giấy tờ và gọi điện xác minh. [^1]

Vì vậy khi nộp hồ sơ:

hãy luôn bật điện thoại
nghe máy số lạ trong giờ hành chính
đảm bảo thông tin công ty của bạn chính xác

5) Vì sao người nước ngoài bị từ chối (lý do thực sự)

Đây là những điểm thất bại phổ biến nhất. Không có gì là “bí ẩn” cả.

1) Thiếu giấy tờ hoặc giấy tờ không nhất quán

Nếu hồ sơ của bạn có tên không khớp nhau, địa chỉ cũ hoặc thiếu trang, nó sẽ trông rủi ro.
GTN đặc biệt lưu ý phải cung cấp thông tin theo giấy tờ chính thức (họ tên/địa chỉ đúng y như trên hộ chiếu/thẻ cư trú). [^6]

2) Tín hiệu ổn định yếu

Ví dụ:

chưa có giấy tờ chứng minh thu nhập
công việc mới với thời hạn hợp đồng không rõ ràng
visa sắp hết hạn
không có người liên lạc khẩn cấp ở Nhật

3) Thực tế về chính sách “không nhận người nước ngoài” của tòa nhà

Đáng tiếc là vẫn có những căn nhà từ chối người thuê nước ngoài.
Một hướng dẫn nhà ở cho người nước ngoài cho biết chính sách “không nhận người nước ngoài” vẫn tồn tại và khuyên nên xác nhận việc có nhận hay không từ sớm. [^3]

Đó là lý do làm việc với công ty môi giới thân thiện với người nước ngoài giúp tiết kiệm thời gian.
Bạn không muốn mất công với những tòa nhà sẽ không bao giờ đồng ý.

6) Cẩm nang được duyệt (cách nhanh chóng trở thành người thuê “an toàn”)

Đây là những gì thực sự hiệu quả.

Bước 1: Làm hồ sơ gọn gàng và “nhàm chán”

Nhàm chán là tốt. Nhàm chán thì được duyệt.

Cùng một cách viết tên trên mọi giấy tờ
Không thiếu trang nào
Thông tin công ty rõ ràng
Trả lời nhanh

Bước 2: Giảm những điều “chưa rõ”

Nếu bạn chưa giỏi tiếng Nhật, đừng giả vờ.
Thay vào đó, hãy giúp chủ nhà dễ dàng hơn:

có hỗ trợ song ngữ
có người liên lạc khẩn cấp đáng tin cậy
trả lời rõ ràng bằng văn bản

Bước 3: Bổ sung tín hiệu ổn định nếu cần

Nếu hồ sơ của bạn đang ở mức sát nút, việc cho thấy sự chắc chắn hơn sẽ giúp ích:

chứng minh tiền tiết kiệm nhiều hơn
giấy tờ chứng minh hợp đồng lao động dài hơn
ngày dọn vào sớm hơn
sẵn sàng chấp nhận điều kiện của công ty bảo lãnh

Điều kiện của UR cũng đưa ra các cách khác để đủ điều kiện, như trả trước một năm tiền thuê hoặc có số tiền tiết kiệm lớn (các lựa chọn được công bố khác nhau tùy tiêu chí). [^2]
Không phải chủ nhà nào cũng chấp nhận lập luận này, nhưng tín hiệu ổn định luôn có ích.

7) Thay đổi suy nghĩ quan trọng: bạn không “bị phán xét”

Đừng coi việc xét duyệt là chuyện cá nhân.
Hãy coi nó như một danh sách kiểm tra.

Chủ nhà và công ty bảo lãnh không biết bạn.
Họ chỉ biết những gì giấy tờ và câu trả lời của bạn thể hiện.

Vì vậy, việc của bạn là truyền đạt rằng:

Tôi có khả năng trả tiền
Tôi sẽ ở đây
Tôi dễ làm việc
Tôi tôn trọng các quy định

Vậy thôi.

Affarah giúp gì

Affarah giúp người thuê nước ngoài được duyệt nhanh hơn bằng cách loại bỏ những trở ngại.

Chúng tôi giúp bạn:

kiểm tra trước giấy tờ trước khi nộp hồ sơ
chọn những căn thực sự nhận người thuê nước ngoài
trình bày một bộ hồ sơ gọn gàng, ổn định
tránh mất thời gian với những căn “chắc chắn từ chối”

Bài đọc liên quan (Affarah)

Tài liệu tham khảo

[^1]: GTN Magazine, “Understanding Japan's Co-guarantor and Guarantee Company System for Foreign Renters.” https://www.gtn.co.jp/magazine/en_us/article206/
[^2]: UR Housing (Tokyo/Kanto), “What are the requirements for UR housing?” (thời hạn visa và tiêu chuẩn thu nhập; các lựa chọn thay thế). https://www.ur-housing.com/faq/31/
[^3]: THE和RKERS, “Complete Housing Guide for Foreign Residents in Japan” (chủ nhà xem xét gì; chính sách ‘không nhận người nước ngoài’; giao tiếp). https://theworkers.jp/complete-housing-guide-for-foreign-residents-in-japan/
[^4]: GTN Magazine, “Essential Application and Contract Procedures for Foreign Residents in Japan” (giấy tờ cần có: thẻ cư trú, juminhyo, chứng minh thu nhập, giấy xác nhận việc làm). https://www.gtn.co.jp/magazine/en_us/article208/
[^5]: RISE Corp (nhà ở cho người nước ngoài ở Tokyo), “How to rent a property in Japan | Lease Agreement” (giấy tờ: thẻ cư trú/hộ chiếu, giấy xác nhận việc làm, chứng minh thu nhập; hợp đồng bảo lãnh). https://www.rise-corp.tokyo/pages/property-lease-agreement
[^6]: GTN Stay, “Apartment Application Form” (dùng thông tin theo giấy tờ chính thức; người liên lạc khẩn cấp ở Nhật; phiếu lương/thư mời làm việc). https://www.gtnstay.com/newinquiry-1

Câu hỏi thường gặp

Vì sao người thuê nước ngoài bị từ chối ở Nhật?

Các lý do thường gặp: giấy tờ không đầy đủ, thu nhập thấp hơn ngưỡng của tòa nhà, không được công ty bảo lãnh chấp nhận, lo ngại về ngôn ngữ/giao tiếp, hoặc đơn giản là chủ nhà không nhận người nước ngoài cho căn đó.

Làm sao để tăng khả năng được duyệt?

Hãy chuẩn bị bộ hồ sơ trước khi đi xem nhà, dùng một công ty bảo lãnh uy tín, giữ thông tin họ tên/thu nhập nhất quán, trả lời tin nhắn của công ty môi giới ngay trong ngày và chỉ nộp hồ sơ vào những tòa nhà nhận người nước ngoài.

Có cần biết tiếng Nhật mới được duyệt không?

Không phải lúc nào cũng cần, nhưng có người liên lạc khẩn cấp nói được tiếng Nhật và công ty môi giới song ngữ sẽ giúp mọi việc suôn sẻ hơn. Với các tòa nhà nhận người nước ngoài, giao tiếp rõ ràng bằng tiếng Anh với một công ty môi giới chuyên nghiệp thường là đủ.