Người liên lạc khẩn cấp khi thuê nhà ở Nhật: ai có thể đứng tên?
Ibuki Yoshimine (株式会社affarah) · 2026-07-16
Bài viết này được dịch từ bản gốc tiếng Anh. Bản gốc tiếng Anh
Tóm tắt: Người liên lạc khẩn cấp (緊急連絡先, kinkyū renrakusaki) là người mà chủ nhà hoặc công ty quản lý có thể gọi khi không liên lạc được với bạn, ví dụ khi rò rỉ nước, chuông báo cháy kêu, bạn vắng nhà lâu ngày hoặc có vấn đề về hợp đồng. Người này không phải người bảo lãnh và thường không có trách nhiệm trả tiền. Tốt nhất nên chọn người đang sống ở Nhật và giao tiếp được bằng tiếng Nhật; người thân ở nước ngoài đôi khi vẫn được chấp nhận nhưng việc xét duyệt sẽ chậm hơn.
Người liên lạc khẩn cấp và người bảo lãnh (đừng nhầm lẫn)
| Vai trò | Tiếng Nhật | Trả tiền thuê nếu bạn không trả? | Mục đích |
|---|---|---|---|
| Người liên lạc khẩn cấp | 緊急連絡先 | Không | Để liên lạc được |
| Người bảo lãnh cá nhân | 連帯保証人 | Có (chịu trách nhiệm) | Bảo đảm thanh toán |
| Công ty bảo lãnh | 家賃保証会社 | Có (công ty chịu) | Dịch vụ bảo đảm thanh toán |
Phần lớn hợp đồng thuê hiện nay dùng công ty bảo lãnh + người liên lạc khẩn cấp. Xem Người bảo lãnh và công ty bảo lãnh (tiếng Anh).
Vì sao chủ nhà nhất định yêu cầu
Văn hóa quản lý nhà ở Nhật đặt an toàn tòa nhà và quan hệ với hàng xóm lên hàng đầu. Nếu ống nước bị vỡ lúc 2 giờ sáng mà bạn lại đang ở nước ngoài hai tuần, họ cần một người có thể liên lạc được.
Bộ phận xét duyệt cũng xem người liên lạc khẩn cấp như một dấu hiệu gián tiếp về độ tin cậy. Một người liên lạc mơ hồ hoặc không liên lạc được có thể làm hồ sơ vốn rất tốt bị đình trệ.
Ai là người liên lạc khẩn cấp phù hợp?
Tốt nhất
- Đồng nghiệp hoặc người phụ trách nhân sự ở Nhật
- Người yêu hoặc bạn ở cùng nói được tiếng Nhật
- Bạn bè lâu năm đang sống ở Nhật
- Người liên lạc do công ty chỉ định trong trường hợp nhà do công ty thuê
Chấp nhận được (tùy trường hợp)
- Người thân trong gia đình đang ở Nhật
- Nhân viên trường tiếng Nhật (đôi khi)
- Người bảo trợ ở Nhật đối với du học sinh
Kém thuận lợi
- Người không bao giờ nghe máy số lạ
- Người chỉ nói một ngôn ngữ mà công ty môi giới không dùng được
- “Tôi sẽ tìm người sau” (làm chậm việc xét duyệt)
Bạn không phải lúc nào cũng cần một người có quốc tịch Nhật, nhưng khả năng tiếng Nhật sẽ giúp ích rất nhiều.
Những thông tin bạn cần chuẩn bị
Hãy ghi sẵn vào một ghi chú (để sao chép và dán vào các mẫu đơn):
- Họ tên đầy đủ (bằng kanji nếu có)
- Mối quan hệ (bạn bè / đồng nghiệp / bố mẹ / vợ chồng)
- Số điện thoại (ưu tiên số di động Nhật)
- Địa chỉ (đôi khi bắt buộc)
- Email (không bắt buộc nhưng hữu ích)
Mẹo: Hãy báo trước cho người liên lạc trước khi nộp hồ sơ. Những cuộc gọi bất ngờ trong lúc xét duyệt dễ gây chậm trễ khó xử.
Người liên lạc khẩn cấp ở nước ngoài có được không?
Đôi khi được. Tuy vậy, công ty môi giới vẫn có thể yêu cầu:
- Số điện thoại quốc tế kèm mã quốc gia
- Thêm một người liên lạc phụ đang ở Nhật
- Thêm giấy tờ chứng minh thu nhập để bù cho “rủi ro khó liên lạc”
Nếu bạn vừa sang Nhật và chưa quen ai, hãy ưu tiên:
- Người phụ trách nhân sự ở công ty
- Người quản lý share house (nếu được chấp nhận)
- Hướng dẫn của công ty môi giới song ngữ về người thay thế được chấp nhận
Vị trí của mục này trong bộ hồ sơ đăng ký
Một bộ hồ sơ đầy đủ thường gồm:
- Thẻ cư trú / giấy tờ tùy thân
- Giấy tờ chứng minh thu nhập
- Người liên lạc khẩn cấp
- Đơn đăng ký công ty bảo lãnh
Thiếu mục số 3 là lý do phổ biến khiến “công ty môi giới im lặng”. Hãy chuẩn bị bộ hồ sơ trước khi đi xem nhà: Danh sách giấy tờ cần chuẩn bị (tiếng Anh).
Những điều gây mất thời gian
- Ghi tên một người mà chưa hỏi ý họ trước
- Ghi sai số điện thoại (cực kỳ phổ biến)
- Mỗi mẫu đơn ghi một người liên lạc khác nhau
- Tự ghi chính mình làm người liên lạc khẩn cấp
Hãy cứ đơn giản và nhất quán, vì bên xét duyệt rất thích sự đơn giản.
Câu hỏi thường gặp
Pháp luật có bắt buộc phải có người liên lạc khẩn cấp không?
Phần lớn chủ nhà và công ty quản lý yêu cầu điều này như một điều kiện của hợp đồng hoặc hồ sơ đăng ký. Nếu không có, bạn sẽ khó thuê được căn hộ tư nhân thông thường.
Người liên lạc khẩn cấp có phải trả tiền nếu tôi không trả tiền thuê không?
Không. Đó là vai trò của người bảo lãnh (cá nhân hoặc công ty). Người liên lạc khẩn cấp chỉ dùng để liên lạc.
Sếp của tôi có thể làm người liên lạc khẩn cấp không?
Thường là được, nếu họ đồng ý. Với nhân viên mới sang Nhật, người phụ trách nhân sự thường đứng tên làm người liên lạc.
Nếu tôi không quen ai ở Nhật thì sao?
Hãy nhờ qua công ty, nhân viên trường học, hoặc bắt đầu với các loại nhà có yêu cầu nhẹ hơn (một số share house / monthly mansion) trong lúc bạn xây dựng mối quan hệ ở Nhật.
Công ty quản lý có gọi cho người liên lạc của tôi khi không có lý do không?
Thường chỉ gọi khi không liên lạc được với bạn hoặc khi có sự cố khẩn cấp ở căn nhà. Dù vậy, hãy dặn trước người liên lạc để họ nhận ra tên công ty quản lý khi được gọi.